A importância do retorno
Muitos se queixam da falta de retorno de suas demandas, sejam eles clientes, fornecedores ou até os colegas de trabalho. Por outro lado, parece ser grande a dificuldade em responder a essas solicitações, mesmo com as diversas ferramentas de comunicação disponíveis hoje em dia. Por que isso acontece?
As solicitações chegam por diversos canais, sejam através de e-mails, redes sociais, telefonemas e, inclusive, pessoalmente e com isso alguns profissionais se sentem incomodados e pressionados por não conseguir dar conta das suas pendências. Em muitas situações, o solicitante tem a expectativa de ter sua resposta na hora, o que quase sempre, não é possível.
É importante compreender que dar retorno não significa necessariamente repassar a resposta com a resolução daquela solicitação. Ficar calado, mesmo que cuidando do que foi questionado, pode gerar desconforto nas relações internas ou com o mercado, além de tender a aumentar as cobranças e queixas pela falta de resposta. Então, o que fazer?
Primeiro, é preciso responder ao solicitante esclarecendo o que será preciso fazer para responder a sua demanda. Vincular o retorno apenas ao momento em que terá a informação ou a tarefa completa é um erro muito comum. Se existir qualquer dificuldade no atendimento da demanda, o recomendado é posicionar o demandante ao longo do tempo, dando ciência da situação. Caso contrário, pode ficar a impressão de a demanda foi esquecida ou que não está sendo acompanhada devidamente.
É preciso ter atenção, também, com expectativa de tempo para o retorno. É muito comum que o demandante espere ter sua necessidade tratada como prioridade na sua lista de atividades, mesmo quando não sinaliza que a situação precisa de uma atenção especial. Cabe então ao profissional que recebe a demanda questionar sobre a grau de urgência e negociar de partida um prazo para a resposta.
Portanto, fique atento pois é a imagem profissional que está em jogo. Acompanhar a solicitação, compartilhar a informação em qualquer estágio e estabelecer prazos permitirão que o outro saiba que seu pedido está sendo cuidado e confie que o retorno acontecerá, talvez não tão rápido, mas assim que possível ou acordado.
