Reunião não é perda de tempo
A reunião talvez seja a principal ferramenta de trabalho dos gestores para compartilhar e alinhar informações e decisões estratégicas, e para trocar ideias e acompanhar o dia a dia do trabalho com as equipes. Mas, ainda hoje, são muitos os profissionais que percebem a reunião como uma perda de tempo.
A frequência das reuniões de trabalho e o excesso de tempo que se passa nelas, ainda hoje, são reclamações constantes no mundo corporativo. E são muitos os gestores que têm a percepção de que reunião é uma perda de tempo. No entanto, quando bem planejada e coordenada, a reunião evita o retrabalho e o atrapalho gerados pela falta de comunicação, além de promover a visão de conjunto, o engajamento e o comprometimento das pessoas com os objetivos estratégicos da área e da empresa. Em outras palavras, reuniões produtivas otimizam o trabalho e é ganho de tempo.
Em geral, reuniões longas e improdutivas acontecem por falhas na sua condução que requer, entre outras coisas, preparação prévia e manejo de grupo. Antes de condenar a ferramenta, vale uma reflexão sobre os pontos a seguir:
1. Os participantes são informados da reunião com antecedência e têm clareza dos objetivos e da pauta da reunião (para que é a reunião)?
2. Os participantes sabem que informações devem analisar antes e as que precisam levar ou apresentar?
3. O local onde as reuniões acontecem e as instalações são apropriadas e facilitam a concentração?
4. Existem alguns acordos de trabalho para as reuniões como participação efetiva de todos, objetividade na fala, respeito ao horário de início e término? E esses acordos são cumpridos?
5. É feito uma memória da reunião com o registro do que foi decidido e encaminhado, com o responsável e prazo para execução? E essa memória é enviada em até 24h para todos os participantes?
Como se pode ver, reunião de trabalho não é só juntar as pessoas para conversar. Para serem produtivas, elas precisam ser planejadas e bem executadas. Caso contrário, é perda de tempo.
