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Tire bom proveito das reuniões

Publicado por:
12 mai

10.11

Nos dias atuais, a administração do tempo tem sido um desafio para todos e a necessidade de organizar a agenda é fundamental. Muitos profissionais se ressentem por passarem muitas horas em reunião, achando perda de tempo. Mas por que não ver esses momentos como poupadores de tempo?

Essa insatisfação acontece quando as reuniões são mal planejadas ou conduzidas, já que, quando bem executadas, elas podem ajudar a ganhar tempo, pois permitem monitorar conjuntamente o andamento dos trabalhos, orientar os profissionais quanto aos padrões e resultados ou discutir projetos.

Quando não se faz isso em reunião, o gestor termina tendo que conversar de um por um, o que leva muito mais tempo e gasta mais energia. Além disso, conversar separadamente não favorece a integração e o alinhamento. Mas como tirar bom proveito das reuniões de trabalho?

Primeiramente, se você é o coordenador da reunião, monte um calendário regular e divulgue a todos os interessados. Cuidado com a lista de participantes. Um erro comum é convidar pessoas que não tem nada a ver com a pauta e, aí sim, elas podem ter um sentimento de perda de tempo.

Estruture a pauta com antecedência e deixe espaço para que outros contribuam com ela. Dimensione bem a reunião, nunca comece atrasado e evite terminar depois do previsto. As pessoas têm outros compromissos que precisam dar conta e é desrespeitoso não considerar isso.

E se você vai participar da reunião, seja pontual e prepare-se com as informações que serão necessárias de acordo com a pauta. Ajude o coordenador com sugestões de assuntos. Reuniões podem ser excelentes poupadores de tempo quando bem utilizadas.

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