Como tornar as reuniões mais produtivas
Muitos profissionais se ressentem por passarem muitas horas em reunião, achando perda de tempo e de produtividade. Porém, quando bem executadas, elas se tornam ferramentas essenciais para o bom andamento dos projetos.
Essa insatisfação com as reuniões geralmente acontece quando elas são mal planejadas ou conduzidas, já que, quando bem executadas, elas podem ajudar a ganhar tempo, pois permitem monitorar conjuntamente o andamento dos trabalhos, orientar os profissionais quanto aos padrões e resultados esperados ou esclarecer dúvidas sobre projetos, por exemplo. Mas como o profissional pode ajudar para torná-las produtivas?
Em primeiro lugar, é preciso atentar para a pontualidade e se preparar com antecedência, expor suas questões com propriedade e objetividade, produzir e checar todo o material que será necessário apresentar. No caso de apresentações de dados, é importante que sejam compilados de forma sintética e objetiva, e que no caso de dúvidas, o acesso à base geradora das informações seja fácil e rápido.
É preciso, ainda, evitar alguns comportamentos, tais como excesso de justificativas e pouco foco na solução ou desvio de atenção com uso do celular, notebook e tablet – salvo em situações de extrema necessidade, o que, neste caso, deve-se avisar previamente ao coordenador da reunião. E, sobretudo, ter uma participação efetiva, contribuindo para as discussões e sabendo ouvir e respeitar as falas dos colegas.
E para quem assume a posição de coordenador da reunião regularmente, é importante que monte o calendário semestral ou anual e divulgue a todos os interessados. Cuidado com a lista de participantes. Um erro comum é convidar pessoas que não tem nada a ver com a pauta e, aí sim, elas podem ter um sentimento de perda de tempo. Outra dica é nunca começar atrasado e ou terminar depois do previsto. As pessoas têm outros compromissos que precisam dar conta e é desrespeitoso não considerar isso.
Após a reunião, reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma, todos saberão as próximas etapas evitando problemas de comunicação ou esquecimentos. Em resumo, reuniões podem ser excelentes poupadores de tempo quando bem utilizadas, basta que todos os envolvidos tenham foco e disciplina.
