A importância de sistematizar as reuniões
Falta de planejamento, de finalidade e de foco são os principais fatores que dão às reuniões de trabalho a fama de dispensáveis ou improdutivas. Porém, quando bem programadas e conduzidas, elas podem ser uma importante ferramenta gerencial e contribuir para a melhoria da produtividade das equipes. Para isso, precisam ter foco, objetivos claros e pauta com prioridades definidas.
Para as reuniões serem produtivas e seus objetivos alcançados, é preciso que os encontros sejam sistematizados e que algumas regras sejam cumpridas. Como por exemplo, não cancelar a reunião porque um ou mais participantes faltaram ou avisaram de última hora que não conseguiriam comparecer.
Quando os encontros são constantemente cancelados por esse motivo, o gestor acaba “beneficiando” aqueles que não estão priorizando o projeto. O mesmo acontece com os atrasos. Os horários de início e término pré-estabelecidos para as reuniões devem ser cumpridos, independente do quórum.
Além de priorizar quem não está contribuindo para o andamento dos processos, cancelar ou atrasar uma reunião acaba desmotivando aqueles que sempre organizam seus horários e tarefas para se fazerem presentes. E mais, ao dar continuidade ao que foi acertado, o gestor deixa os faltosos em débito e desperta neles o senso de responsabilidade em participar das próximas reuniões.
É claro que sabemos que o cenário ideal é aquele em que todos os convocados participam ativamente e dão suas contribuições. Porém, isso leva um tempo. Desistir da ideia não é a alternativa para fazer com que as pessoas compreendam que a reunião é um instrumento determinante para o sucesso ou fracasso de muitos projetos por seu potencial de promover a comunicação, a integração, o alinhamento e o relacionamento das equipes de trabalho.
