Reuniões podem ser proveitosas. Como se comportar?
É comum ouvirmos queixas de profissionais que julgam as reuniões de trabalho como uma perda de tempo e de produtividade nas empresas, porém, quando bem executadas, elas se tornam ferramentas importantes para o bom andamento dos projetos.
Para que uma reunião seja produtiva é preciso estabelecer alguns critérios. Qual é o seu objetivo? Por que cada pessoa participante está ali? Como cada um pode ajudar e quais os acordos para o bom funcionamento? Respondidas estas perguntas, é hora de definir seu horário de início e término. Desta forma, todos estarão comprometidos em discutir a pauta dentro do tempo limite e o encontro não ficará cansativo.
É preciso, ainda, evitar alguns comportamentos, tais como faltar sem justificativa plausível, não chegar no horário marcado ou, pior ainda, chegar após o gestor e praticar atividades paralelas como atender o celular ou responder mensagens de texto – salvo em situações de extrema necessidade, o que, neste caso, deve-se avisar previamente aos demais participantes da reunião.
Outro ponto que também é essencial para tornar a reunião mais proveitosa é registrar o que foi debatido em uma ata. É nela que será anotado tudo que foi discutido durante a reunião e onde serão oficializados os prazos, de forma que todos saibam exatamente o que devem fazer e não se percam no caminho. E por fim, é importante se preparar bem antes de cada reunião, para poder falar com propriedade e foco sobre o andamento das suas demandas.
